خلية نحل لا تكف عن العمل..هكذا يمكن وصف غرفة عمليات بعثة حج القرعة بالمدينة المنورة، وتعمل الغرفة على معالجة جميع المعوقات إن وُجدت، وتلقى كافة البلاغات والتعامل الفورى معها، والتنسيق مع بعثات الحج النوعية الثلاث، سواء القرعة أو التضامن أو السياحة، لتوفير كل السبل لراحة الحجاج المصريين فى الأراضى المقدسة.
وتضم الغرفة، الكائنة في الطابق الأرضي داخل أحد فنادق حجاج القرعة المواجهة للمسجد النبوي الشريف، عددًا من الذين يعملون على مدار الـ24 ساعة لخدمة ضيوف الرحمن.
ويتابع أعضاء الغرفة أوضاع الحجيج على مدار الساعة؛ لضمان توفير كافة السبل التي توفر لهم الراحة خلال تأدية مناسك الحج.
وقام موفد وكالة أنباء الشرق الأوسط إلى المدينة المنورة بجولة ميدانية داخل غرفة عمليات بعثة حج القرعة بالمدينة المنورة، والتي تضم العديد من الأفراد الذين يعملون على مدار الساعة لخدمة حجاج البعثة، ورصد أية مشكلات قد تواجههم والعمل على حلها بشكل فوري.
وقال المسؤولون عن غرفة عمليات بعثة حج القرعة بالمدينة المنورة إن الغرفة تتعامل مع كل ما يتعلق بحجاج القرعة منذ وصولهم إلى مطار القاهرة للسفر إلى المدينة المنورة، مرورًا بوصولهم وإنهاء إجراءاتهم في المطار، والتأكد من استقلالهم الحافلات المخصصة من السلطات السعودية لنقلهم إلى مقار إقامتهم.
وبمجرد وصول الحجاج إلى فنادقهم المواجهة للمسجد النبوي الشريف، يصعد أعضاء البعثة إلى الحافلات ويقومون بمسح الكود الموجود على هوية كل حاج من خلال الماسح الضوئي، لإبلاغه برقم غرفته وتسليمه مفتاحها، ثم توصيل حقائبه إليها.
وأضافوا أن الغرفة تقوم كذلك بالتنسيق مع السلطات السعودية لتنظيم زيارات حجاج بعثة القرعة إلى الروضة الشريفة؛ حيث يقوم مسؤولو الغرفة يوميًا باصطحاب الحجاج من الرجال والسيدات لزيارة الروضة الشريفة.
وتنظم غرفة العمليات كذلك عملية تفويج الحجاج إلى مكة المكرمة وتسكينهم بفنادقهم بالمنطقة المركزية المحيطة بالحرم المكي الشريف، مرورًا بتصعيدهم إلى مشعري عرفات ومنى، وانتهاءً بإعادتهم بسلامة الله إلى أرض الوطن، فضلًا عن متابعة جميع الخدمات المقدمة لهم على مدار الساعة، ومنها الرعاية الطبية، وصرف الوجبات الجافة والساخنة لهم، بواقع ثلاث وجبات جافة: الأولى بالمدينة المنورة، والثانية عند الوصول إلى مكة المكرمة، والثالثة قبل التصعيد إلى مشعر عرفات مباشرة، وكذلك الوجبات الساخنة خلال يوم وقفة عرفات وأيام التشريق الثلاثة، فضلًا عن استقبال شكاوى ضيوف الرحمن والتعامل الفورى معها.
وتقوم غرفة العمليات بمتابعة حقائب الحجاج للتواصل مع أصحابها في حالة فقد أي منها، فضلًا عن قسم الحاسب الآلي الخاص بتسجيل بيانات جميع حجاج بعثة الحج الرسمية إلكترونيًا، سواء من بعثة القرعة أو التضامن أو السياحة.